Datenschutzerklaerung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher fuer die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

Piotr Ciechowicz
Schmohlstr. 2
13086 Berlin
Deutschland
E-Mail: privacy@murmurd.com

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

• E-Mail: dpo@murmurd.com

3. Erhobene Daten

3.1 Kontodaten

Bei der Registrierung erheben wir:

• Name und E-Mail-Adresse
• Passwort (verschluesselt gespeichert)
• Profilbild (optional, gespeichert auf Cloudflare R2)
• Zeitzoneneinstellung
• Slack-Benutzer-ID (bei Verbindung)
• Google-Kontodaten (bei Nutzung von Google OAuth)
• E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen

3.2 Enterprise SSO-Daten

Fuer Organisationen mit Single Sign-On:

• Okta SSO-Kennungen (bei Nutzung der Okta-Integration)
• SCIM-Provisionierungsdaten (externe Benutzer-IDs, Synchronisierungsstatus)

3.3 Organisationsdaten

Fuer Organisationskonten:

• Name und Logo der Organisation
• Divisions- und Teamstrukturen
• Mitgliederrollen und -beziehungen
• Abrechnungsinformationen (ueber Stripe)

3.4 Nutzungsdaten

Bei der Nutzung von Murmurd:

• Check-in-Antworten
• Eskalationsberichte
• Prioritaetseintraege
• Interaktionszeitstempel
• Urlaubs-/Pausenstatus

3.5 Technische Daten

Automatisch erfasst werden:

• IP-Adresse
• Browsertyp und -version
• Geraeteinformationen
• Zugriffsprotokolle
• Fehlgeschlagene Anmeldeversuche (fuer Sicherheitszwecke)

3.6 Audit-Daten

Fuer Compliance und Sicherheit:

• Aktionsprotokolle (Erstellen, Aktualisieren, Loeschen)
• Akteur-Identifikation
• IP-Adressen und User-Agents fuer auditierte Aktionen

4. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen (Art. 6 DSGVO):

Datenart	Rechtsgrundlage
Kontodaten	Vertragserfuellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Nutzungsdaten	Vertragserfuellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
KI-Verarbeitung	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Marketing	Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Analysen	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Audit-Protokollierung	Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Sicherheitsmassnahmen	Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)

5. Zwecke der Datenverarbeitung

Wir verwenden Ihre Daten fuer:

• Bereitstellung und Aufrechterhaltung des Dienstes
• Versand von Check-in-Aufforderungen und Erinnerungen
• Erstellung KI-gestuetzter Zusammenfassungen
• Weiterleitung von Eskalationen an zustaendige Teammitglieder
• Zahlungsabwicklung
• Transaktionsbezogene Kommunikation
• Verbesserung unseres Dienstes
• Erfuellung gesetzlicher Pflichten
• Erkennung und Verhinderung von Betrug und Missbrauch

6. KI-Verarbeitung

6.1 KI-Zusammenfassungen

Ihre Check-in-Antworten koennen durch KI verarbeitet werden, um Wochen-Zusammenfassungen zu erstellen. Bei dieser Verarbeitung gilt:

• Es werden nur Daten innerhalb Ihrer Organisation verwendet
• Als vertraulich gekennzeichnete Eintraege werden ausgeschlossen
• Die Verarbeitung erfolgt durch externe KI-Anbieter
• Ihre Daten werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet

6.2 KI-Anbieter-Optionen

Wir unterstuetzen folgende KI-Anbieter:

• OpenAI (USA)
• Anthropic (USA)
• Google AI (USA)
• Mistral AI (EU, Frankreich)
• Eigener API-Schluessel (Bring Your Own Key)

Organisationen koennen ihren bevorzugten KI-Anbieter in den Einstellungen konfigurieren.

7. Datenweitergabe

7.1 Innerhalb Ihrer Organisation

Ihre Daten sind sichtbar fuer:

• Teammitglieder (fuer teamoeffentliche Eintraege)
• Vorgesetzte (fuer Eskalationen und Zusammenfassungen)
• Organisationsadministratoren (fuer alle Organisationsdaten)

7.2 Plattform-Administratoren

Autorisierte Murmurd-Mitarbeiter koennen auf Ihre Daten zugreifen fuer:

• Kundensupport und Fehlerbehebung
• Sicherheitsuntersuchungen und Vorfallreaktion
• Compliance- und Audit-Anforderungen
• Systemwartung und Zuverlaessigkeit

Jeglicher Zugriff durch Plattform-Administratoren ist:

• In unserem Audit-System protokolliert
• Auf Personal mit berechtigtem Bedarf beschraenkt
• Vertraulichkeitspflichten unterworfen

7.3 Dienstleister

Wir geben Daten an folgende Dienstleister weiter. Eine vollstaendige Liste mit DPA-Links finden Sie in unserer Auftragsverarbeiter-Liste.

Anbieter	Zweck	Standort
Stripe	Zahlungsabwicklung	USA/EU
Slack	Messaging-Integration	USA
Mailgun	E-Mail-Versand	EU
Railway	Hosting-Infrastruktur	EU
Cloudflare	CDN, Avatar-Speicher (R2)	Global
Upstash	Rate-Limiting (Redis)	EU
Google	OAuth-Authentifizierung, KI	USA
Okta	SSO/SCIM (Enterprise)	USA
KI-Anbieter	Zusammenfassungserstellung	USA/EU

7.4 Gesetzliche Anforderungen

Wir koennen Daten offenlegen, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder zum Schutz unserer Rechte erforderlich ist.

8. Internationale Datenuebermittlung

Einige unserer Dienstleister befinden sich ausserhalb der EU (hauptsaechlich in den USA). Wir stellen angemessene Garantien sicher durch:

• Standardvertragsklauseln (SCCs) der EU-Kommission
• Angemessenheitsbeschluesse, sofern vorhanden
• Zusaetzliche technische Massnahmen (Verschluesselung, Pseudonymisierung)

Fuer EU-basierte Verarbeitung bieten wir Mistral AI (Frankreich) als KI-Anbieter-Option an.

9. Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten fuer folgende Zeitraeume:

Datenart	Speicherdauer
Kontodaten	Vertragsdauer + 30 Tage
Check-ins	2 Jahre
Eskalationen	2 Jahre
Prioritaeten	2 Jahre
KI-Zusammenfassungen	1 Jahr
Audit-Protokolle	3 Jahre

Sanfte Loeschung: Wenn Sie Daten loeschen, werden diese zunaechst “sanft geloescht” (als geloescht markiert, aber 30 Tage zur Wiederherstellung aufbewahrt). Nach 30 Tagen werden die Daten endgueltig aus unseren Systemen entfernt.

Nach Vertragsbeendigung werden Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen geloescht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

10. Ihre Rechte

Nach der DSGVO haben Sie folgende Rechte:

10.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie koennen eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten anfordern. Nutzen Sie die Funktion Meine Daten exportieren in den Kontoeinstellungen, um Ihre Daten im JSON-Format herunterzuladen.

10.2 Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie koennen die Korrektur unrichtiger oder unvollstaendiger Daten ueber Ihre Profileinstellungen oder durch Kontaktaufnahme verlangen.

10.3 Recht auf Loeschung (Art. 17 DSGVO)

Sie koennen die Loeschung Ihrer Daten verlangen (“Recht auf Vergessenwerden”). Nutzen Sie die Funktion Mein Konto loeschen in den Kontoeinstellungen fuer die Self-Service-Loeschung.

10.4 Recht auf Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie koennen unter bestimmten Umstaenden die Einschraenkung der Verarbeitung verlangen.

10.5 Recht auf Datenportabilitaet (Art. 20 DSGVO)

Sie koennen Ihre Daten in einem strukturierten, gaengigen und maschinenlesbaren Format erhalten. Die Export-Funktion liefert JSON-Format inklusive Profil, Check-ins, Prioritaeten, Eskalationen und Teammitgliedschaften.

10.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie koennen der Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen widersprechen.

10.7 Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Sofern die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, koennen Sie diese jederzeit widerrufen.

Zur Ausuebung Ihrer Rechte wenden Sie sich an privacy@murmurd.com oder nutzen Sie die Self-Service-Funktionen in Ihren Kontoeinstellungen.

11. E-Mail-Kommunikation

11.1 Transaktionale E-Mails

Wir senden folgende dienstbezogene E-Mails:

• Check-in-Erinnerungen
• Prioritaetserinnerungen
• Eskalationsbenachrichtigungen
• Woechentliche Zusammenfassungen
• Sicherheitsbenachrichtigungen

11.2 Marketing-E-Mails

Marketing-E-Mails werden nur mit Ihrer ausdruecklichen Einwilligung versendet. Sie koennen Ihre Marketing-Praeferenzen in den Kontoeinstellungen verwalten.

11.3 Abmeldeoptionen

Sie koennen Ihre E-Mail-Praeferenzen auf verschiedene Weisen verwalten:

• In-App-Einstellungen: Einzelne E-Mail-Typen in den Kontoeinstellungen ein-/ausschalten
• Ein-Klick-Abmeldung: Jede E-Mail enthaelt einen signierten Abmeldelink
• Master-Schalter: Alle nicht-essentiellen E-Mails mit einem Schalter deaktivieren

Wir verarbeiten Abmeldeanfragen sofort.

12. Cookies und Tracking

Detaillierte Informationen zu unserer Cookie-Nutzung finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

12.1 Zusammenfassung

• Essentielle Cookies (immer aktiviert): Authentifizierung, Sitzungsverwaltung, Sicherheit
• Analyse-Cookies (Opt-in): Google Analytics 4, wird nur mit Einwilligung geladen
• Drittanbieter-Cookies: Koennen von Integrationen gesetzt werden (Slack, Stripe)

Sie koennen Cookie-Praeferenzen ueber das Cookie-Banner oder durch Loeschen des lokalen Speichers Ihres Browsers verwalten.

13. Datensicherheit

Wir schuetzen Ihre Daten durch:

• AES-256-GCM-Verschluesselung bei Speicherung (einschliesslich Slack-Tokens, SSO-Geheimnisse)
• TLS 1.3-Verschluesselung bei Uebertragung
• Regelmaessige Sicherheitsaudits
• Zugriffskontrollen und umfassende Protokollierung
• Rate-Limiting zur Missbrauchsverhinderung
• Kontosperrung nach fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen
• Sicherheitsschulungen fuer Mitarbeiter

14. Datenschutz von Minderjaerigen

Murmurd richtet sich nicht an Personen unter 18 Jahren. Wir erheben wissentlich keine Daten von Minderjaerigen.

15. Aenderungen dieser Datenschutzerklaerung

Wir koennen diese Erklaerung gelegentlich aktualisieren. Ueber wesentliche Aenderungen werden Sie per E-Mail oder In-App-Benachrichtigung mindestens 30 Tage im Voraus informiert.

16. Beschwerderecht

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Datenschutzrechte verletzt haben, koennen Sie Beschwerde einlegen bei:

• Unserem Datenschutzbeauftragten: dpo@murmurd.com
• Der zustaendigen Aufsichtsbehoerde

Bundesbeauftragte fuer den Datenschutz:

Die Bundesbeauftragte fuer den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI)
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Telefon: +49 (0)228 997799-0
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

Berliner Datenschutzbehoerde:

Berliner Beauftragte fuer Datenschutz und Informationsfreiheit
Friedrichstr. 219
10969 Berlin
Telefon: +49 (0)30 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

17. Kontakt

Bei datenschutzbezogenen Fragen:

• E-Mail: privacy@murmurd.com
• Rechtliche Anfragen: legal@murmurd.com
• Datenschutzbeauftragter: dpo@murmurd.com
• Anschrift: Siehe unser Impressum